OfficeNo1 und WooCommerce

Zwei Systeme – Eine Einheit

OfficeNo1 hat die API von WordPress und weiters die API von WooCommerce integriert. Damit können Sie Ihre Artikel direkt von OfficeNo1 in Ihren Webshop überspielen und alle getätigten Bestellungen werden in einem gewissen Zeitintervall in Ihr ERP-System geholt, um von dort die Aufträge, Lieferscheine und vor allem die Rechnungen mit einem einheitlichen Nummernkreis zu erstellen. Was sind meine Vorteile?

Abholung der Bestellungen

Alle Bestellungen werden als Webauftrag in OfficeNo1 übertragen, vom Webauftrag aus können Sie diese noch kontrollieren und gegebenenfalls korrigieren. Aus einem Webauftrag wird ein Auftrag, den Sie ebenfalls noch abändern können, ein Lieferschein und dann die Rechnung erzeugt.
Dadurch haben Sie, egal ob aus Offline-Verkauf oder Online-Verkauf, die Rechnungslegung aus einem System.
Auch der Lagerstand wird immer aktuell gehalten, somit vermeiden Sie lästige Abweichungen und Fehler in Ihrem Bestandswesen und können die Funktionen der Mindestmengen, Sollmengen, Bestellvorschlägen, etc. noch besser nutzen.

Pflege und Wartung der Artikel

Bestimmen Sie direkt aus Ihrem ERP-System, welche Produkte Sie in Ihrem Webshop bewerben und verkaufen wollen.
In OfficeNo1 werden Artikel gepflegt und eingegeben, um diese dann per „Knopfdruck“ in Ihren Webshop zu übertragen. Von einer automatischen Übertragung raten wir ab, denn bei unabsichtlichen Falscheingaben wären diese Daten sofort in Ihrem Shop – ohne einem kontrollierenden Zwischenschritt. Informationen zu einem Produkt können sein: Beschreibungen, Bilder, VK, EK, Kategorien, Varianten mit deren Ausprägungen, Hersteller,…
(Zu beachten ist hier, dass manche Felder Pflichtfelder sind.)

Kundendaten

Alle Kundendaten in einem System. Bestellt ein Kunde online bei Ihnen, so werden neben dem Webauftrag natürlich auch die Kundendaten in OfficeNo1 übertragen. Ein neuer Kunde (key ist die Email Adresse) wird im OfficeNo1 angelegt. Dies führt wiederum zu einem größeren Kundenstock mit dem Sie z.B.: Mailaussendungen über OfficeNo1 anstoßen können (ab OfficeNo1 Version 17 auch HTML-Mails).

Einrichtung / Installation WooCommerce

(Wird von Ihrem Webdesigner vorgenommen)
In WooCommerce werden einmalig und zu Beginn folgende Einstellungen getätigt:

In welche Länder wird geliefert
Versandkosten für jedes Land
Versandkostenstaffelungen
Kategorien
Bezahlsysteme (Visa, Master, auf Rechnung, paypal, Sofortüberweisung, …)
…

Einrichtung der Verbindung zu WooCommerce zu OfficeNo1

Im Backend Ihres Webshops muss ein neuer Benutzer angelegt werden und in diesem wird den API-Zugang aktiviert.
Im OfficeNo1 wird nun Ihre URL und der oben genannte Benutzer mit dem dazugehörigen API-Schlüssel eingetragen.
Danach können Sie gleich:

Die Verbindung testen
Die Kategorien vom Webshop in OfficeNo1 holen
– Falls schon Artikel angelegt worden sind, so können diese synchronisiert werden, wenn die Artikelnummer im Webshop die gleiche, wie im OfficeNo1 ist. (dieser Vorgang funktioniert nur einmalig bei der Einrichtung, danach können Artikel nur von OfficeNo1 in den Shop gespielt werden und nicht andersrum. ->Fehlerquellen so gering, wie nur möglich halten!)

Wie funktioniert die Kommunikation zwischen OfficeNo1 und Ihrem Webshop?

Bestellungen

Die Bestellungen und die Zahlungen werden im Webshop abgewickelt. OfficeNo1 schaut je nach dem eingestellten Zeitintervall im Shop nach, ob neue Bestellungen vorhanden sind. Wenn ja, werden diese in Ihr ERP-System übertragen. Falls der Kunde noch nicht im OfficeNo1 angelegt ist (Key ist die Mail-Adresse), so wird dieser beim Import der Bestellung angelegt.
In OfficeNo1 wird nun ein Webauftrag erstellt, aus dem dann in Folge ein Auftrag, ein Lieferschein und eine Rechnung generiert wird.

Artikel

Die Artikel werden im OfficeNo1 gewartet und vom ERP-System aus in Ihren Webshop übertragen und/oder entfernt bzw. deaktiviert. Für die Qualität der Daten muss der Anwender selber Sorge tragen, da OfficeNo1 diese nicht überprüfen kann.
Ein Artikel kann auch verschiedene Varianten haben z.B.: Material oder Größe.
Im OfficeNo1 werden diese Varianten als normale Artikel angelegt und im Stammartikel hinzugefügt, sodass WooCommerce diese erkennt.

Welche Daten vom Artikel werden in den Webshop übertragen? – Pflichtfelder

Artikelnummer
Artikelname / Bezeichnung
MwSt
Verkaufspreis brutto
Beschreibung
Zugeordnete Kategorien

Welche Daten vom Artikel können in den Webshop übertragen werden? – Optional

Bilder zu einem Artikel / Variation
Einkaufspreis
Aktionspreis
Lagermenge
Je nach der Konfiguration in Ihrem Webshop die Lagermenge, ob bestellbar und ob der Artikel ein Angebot ist.

Information zu Produktbilder:
Die Bilder sollten für einen Webshop nicht größer als 400kB sein, da sonst die Performance der Seite und in Folge auch die Nutzererfahrung leidet.

OfficeNo1 Software Solutions GmbH, 2018